Controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan y publican, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo.
Un sistema de administración de documentos eficaz, debe reflejar la referencia cultural de la organización que la usa.
Las herramientas deben ser tan flexibles como para permitir controlar el ciclo de vida de un documento que se adapta a la referencia cultural y a los objetos planteados por la organización; al mismo tiempo facilitar la implementación de un sistema estructurado de ser conveniente.
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
Ø Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
Ø Qué formato se va a usar para cada tipo de documentos.
Ø Qué metadatos (Grupo de datos) se van a proporcionar para cada tipo de documento.
Ø Dónde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida
Ø Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Ø Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que el personal crea, revisa, aprueba y elimina otros documentos.
Ø Qué procesos se realizarán para conservar o eliminar correctamente documentos que contienen información importante para la organización.
Ø Cuándo un formato se convierte en otro mientras pasa por diferentes fases de su ciclo de vida.
Ø Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
Es la herramienta que utilizan todas las organizaciones para que su archivo de documentos tenga la información que requieren en el momento que lo requieren y por supuesto al día, es decir, esta herramienta es de gran utilidad para garantizar que la información que maneja la empresa está acorde con los procesos realizados en la misma; además es importante para que la organización pueda ejecutar los planes de mejora, ya que estos planes articulan la gestión de todas las áreas y todos los programas.
La actualización de la información, en el área de Talento Humano aporta un granito de arena en la identificación de los empleados que requieren atención por parte de bienestar laboral, los diferentes tipos de actividades que pueden realizarse para mejorar el clima laboral y definir capacitaciones según los hallazgos encontrados al momentote procesar la información levantada.
MUNICIPIO DE SABANETA
En la Administración Municipal de Sabaneta-Antioquia, para administrar los documentos y que su información este actualizada constantemente utilizan estas herramientas:
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
|
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
|
Relojes Radicadores
|
Outlook
|
Programa (Sotfware) PANAL
| |
Tablas de Retención Documental
|
Es bueno que existan varias herramientas para la administración de los documentos, pero también es importante implementar más herramientas para la actualización de la información, ya que es conveniente encontrar la forma indicada de actualizar la información en caso de una falla en las redes de transmisión de la información y así evitar pérdida de información valiosa.
En todas las organizaciones es importante el manejo de herramientas para la digitación y digitalización de la información, para esto los software son herramientas importantísimas, pero para tratar de reducir gastos pueden ejecutarse los programas que incluyen los sistemas operativos por defecto para realizar respaldos, en caso de que el programa principal pueda generar inconvenientes.
En la Administración Municipal se le prestan diferentes servicios a los diferentes tipos de población que habitan en el Municipio, por este motivo las herramientas para la actualización de la información de los usuarios debe ser clara y de fácil acceso para agilizar este proceso y lograr la satisfacción del cliente en pro del mejoramiento continuo de la organización.
Ok!!
ResponderEliminar